5 tipov, ako si šikovne zorganizovať dokumenty

Papiere rozdeľte do troch hlavných kategórií – osobné, finančné dokumenty a doklady k nákupom. Na každú kategóriu použite veľký šanón a popíšte ho, aby ste neskôr vedeli, čo sa v ňom nachádza. Vnútri šanónu potom dokumenty čleňte na podkategórie, ktoré zaradíte do dosiek, euroobalov alebo obálok.

Do osobných dokumentov zaraďte rodné listy, očkovacie preukazy, lekárske správy, vysvedčenia, certifikáty alebo pracovné zmluvy.

Finančné dokumenty roztrieďte do podkategórií bankové účty, sporenie a investície, úvery alebo energie.

Medzi doklady k nákupom patria okrem účteniek za spotrebiče a iné veci aj kúpne zmluvy, dokumenty týkajúce sa okien či strechy alebo aj výpisy z katastra.

Dokumenty v jednotlivých kôpkach môžete triediť podľa abecedy, chronologicky alebo podľa kategórie a dôležitosti. Papiere, ktoré patria do rovnakej podkategórie, môžete následne spojiť zošívačkou alebo ich umiestniť do prospektových plastových obalov, ktoré zjednodušujú ich archiváciu.

Pokiaľ máte všetko roztriedené, šanóny môžete začať rovnať do regálov, políc alebo knižníc. Dokumenty, ktoré využívate najčastejšie alebo sa k nim v budúcnosti hodláte vrátiť, umiestnite blízko vášho pracovného stola. Využiť môžete priehradky na stôl, ktoré slúžia na krátkodobé uloženie a správu dokumentov s maximálnym rozmerom A4.

Pri vyraďovaní nepotrebných dokumentov prichádza na rad ich likvidácia. Pri vyraďovaní ale berte do úvahy citlivosť informácií uvedených na dokumentoch. Najvhodnejším variantom je ich skartácia. Ak dokumenty citlivé údaje neobsahujú, môžete ich použiť v rámci recyklácie na ďalšie použitie.